Anbieter der Informationstechnologie beschleunigt Dienstleistungscontrolling mit QlikView
„Mit QlikView können die Mitarbeiter in den Fachabteilungen eigenständig tiefere Analysen der ERP-Daten auf Tabellenebene vornehmen – etwa um die Prozessabläufe zu überwachen oder sich sehr schnell einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen zu verschaffen.“
– Referentin – Abteilung Controlling
Der Kunde
Mit Fokus auf die Versorgungswirtschaft, weitere dedizierte Branchen sowie das Risikomanagement ist das Unternehmen seit über 50 Jahren erfolgreich in der IT-Branche tätig.
Über 600 Mitarbeiter beschäftigt der Softwareanbieter bundesweit. Das Softwareangebot wird durch weitreichende IT-Services ergänzt, die von Servicedienstleistungen vor Ort über die Abwicklung einzelner Geschäftsprozesse bis zur Gesamtübernahme der kompletten IT-Infrastruktur in die eigens vom Unternehmen betreute Cloud-Umgebung reichen.
Ausgangssituation ohne Dienstleistungscontrolling mit QlikView
Bisher bildete der Betrieb Auswertungen ihrer ERP-Daten für das Dienstleistungscontrolling über Microsoft Dynamics NAV ab. Ergänzend hierzu sollte eine Business-Intelligence-Software eingeführt werden.
„Wir wollten den Mitarbeitern den Zugang zu für sie relevanten Informationen erleichtern – sowohl was die Abfragegeschwindigkeit betrifft, als auch hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit der Bedienoberfläche“, erläutert die Referentin Controlling.
Lösung
„Überzeugt hat uns QlikView“, sagt sie. Ausschlaggebend waren der geringe Programmieraufwand, die hohe Benutzerfreundlichkeit, die Oberflächengestaltung und die intuitive Bedienbarkeit auf Endanwenderseite. Die Guided-Analytics-Plattform QlikView unterstützt die schnelle Erstellung geführter, komplexer Applikationen und ermöglicht Anwendern uneingeschränkte Informationsauswertung nach dem Self-Service-Prinzip.
„Für uns war die Entscheidung nicht nur technologiegetrieben. Ausschlaggebend war auch, wie sich der jeweilige IT-Dienstleister präsentiert hat. Der Qlik-Elite-Solution-Provider iodata war sehr professionell und konnte sämtliche IT-spezifischen Fachfragen beantworten. Außerdem stimmte direkt die Chemie zwischen uns. Ein – wie ich finde – sehr wichtiger Faktor für eine erfolgreiche Zusammenarbeit!“
iodata ist ganzheitlicher Anbieter von BI-Lösungen und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung im Projektgeschäft – davon die letzten 15 Jahre schwerpunktmäßig mit Qlik.
„Wir haben im Rahmen eines Seeing–is–believing-Workshops Anforderungen an ein Cockpit für den Bereich Dienstleistung definiert“, berichtet die Controllerin. „Innerhalb einer Arbeitswoche wurde bei uns im Haus das Cockpit analog unseren Wünschen erstellt. Wir haben es dann eigenständig iterativ und inkrementell weiterentwickelt – wobei uns Iodata bei Fragen immer sehr schnell weitergeholfen hat. Nach vier Wochen stand ein produktiv nutzbares Cockpit zur Verfügung.“
Einsatz und Nutzen von Dienstleistungscontrolling mit QlikView
Aktuell wird QlikView von rund 80 Mitarbeiter:innen genutzt. Der Datenzugriff erfolgt analog der im ERP-System hinterlegten Berechtigung, die sich an den einzelnen Kostenstellen orientiert. Wird die Kostenstellenzuordnung der Mitarbeiter:innen im ERP-System modifiziert, erfolgt eine automatische Anpassung in QlikView.
Abrufbar sind Informationen zur Gestaltung der Mitarbeitereinsatzplanung und -auslastung. Beantwortet werden über das Cockpit unter anderem Fragen nach der Produktivität, dem Verhältnis zwischen Planung und Zeitrückmeldung sowie dem Umfang der erbrachten Leistungen nach Art (Abrechenbar, Garantie, Wartung, Kulanz etc.). Abgebildet wird der Umsatz nach Kriterien wie Arbeitstagen oder nach Ressourcengruppe und Ressource als Basis für die Provision.
Das Unternehmen realisierte zudem ein Cockpit für die Themen Auftragsbestand und Auftragseingang. Abgebildet werden außerdem Informationen zur Zusammensetzung von Umsatz, Auftragsbestand und -eingang nach Produktarten und -gruppen, Verkäufern, Ressourcen, Märkten, Kampagnen, Kostenstellen und Verkaufsaufträgen. Auch für Vertragsanalysen ist ein QlikView-basiertes Cockpit im Einsatz.
„Und wir haben ein Cockpit speziell für unser ERP-Team, um die Datenqualität im Quellsystem zu überprüfen und bei Bedarf zu optimieren“, ergänzt sie.
Bei den Mitarbeiter:innen kommt QlikView sehr gut an, berichtet die Controllerin. „Wir haben vor ein paar Wochen eine Umfrage durchgeführt, um zu erfragen, wie hoch die Zufriedenheit mit der neuen Analyseanwendung ist. Die Rückmeldungen sind positiv. Wir haben beispielsweise die Frage gestellt, welchen Eindruck die Mitarbeiter von der Lösung insgesamt haben. 27 Prozent haben die Schulnote „sehr gut“ und 68 Prozent die Note „gut“ ergeben.“
„Die größten Vorteile von QlikView liegen für uns zum einen in der hohen Verarbeitungsgeschwindigkeit, zum anderen in der Flexibilität, was Auswertungen betrifft. Wird eine zusätzliche Dimension benötigt, ist das binnen weniger Minuten realisierbar. Wir können jetzt beliebig Filter setzen und erhalten sofort die geänderten Zahlen. Durch Drill-down- bzw. Drill-through-Funktionen können die Mitarbeiter unterschiedlich tief in ihre Daten abtauchen. Die Abbildung der Daten erfolgt in den Cockpits, sowohl in Tabellen- als auch in Diagrammform. So ist gewährleistet, dass die Mitarbeiter die Daten in der für sie benötigten Form dargestellt bekommen und so in der Lage sind, diese auch zu nutzen.“
Mittelfristig hat sich das Unternehmen dazu entschieden, neue Applikationen in Qlik Sense weiterzuentwickeln. In der Entwicklung sind derzeit Qlik-Applikationen für den Finanzbereich, beispielsweise Ergebnis- und Umsatzhochrechnungen.
„Qlik Sense ermöglicht uns im Controlling, individuell auf die spezifischen Anforderungen der Anwender einzugehen und diese mit geringe Aufwand zeitnah umzusetzen. Durch die Erweiterung zu Qlik Sense wird die Oberfläche noch mehr State-of–the-art, ohne das wir dabei unsere Entwicklungen aus QlikView verlieren. Wir versprechen uns außerdem viel von den neuen Entwicklungen in Qlik Sense rund um die innovativen KI-Komponenten sowie die Fähigkeit des Tools, unsere Planzahlen abzubilden und langfristig unsere Unternehmensplanung vollständig in Qlik Sense zu verlagern“
Leiter Controlling
Return on investment
Zeitersparnisse in der Applikationsentwicklung und -nutzung Bessere Nutzung des Informationsgehalts von Daten durch tiefergehende Analysen
Time to value
Vier Wochen vom Auftaktworkshop bis zur Umsetzung erster Anforderungen und zum Start des Pilotbetriebs
Lösung Dienstleistungscontrolling mit QlikView im Überblick
Branche: Informationstechnologie
Abteilungen: Controlling, Consulting, Finanzen, Geschäftsführung, Service & Support
Vertrieb Region: Baden-Württemberg, Deutschland
Einführung einer BI-Lösung mit den Zielen
- mehr Benutzerfreundlichkeit
- bessere Visualisierung der Informationen
- höhere Reaktionsgeschwindigkeit
- Ablösung von Bypass-Reporting mit Excel
Einführung von QlikView und Bereitstellung von Cockpits für die Bereiche Dienstleistung, Auftragsbestand, Vertrag und Datenqualität.
- Weniger Entwicklungsaufwand
- Höhere Benutzerfreundlichkeit
- Schnellere Reaktionsgeschwindigkeit
- Analysen in variablen Detailtiefen
- Datendarstellung sowohl in Tabellen, als auch in Diagrammform
- Entlastung des ERP-Systems