Realisierung eines Kennzahlensystems und Monatsreporting mit Qlik Sense

Realisierung eines Kennzahlensystems und Monatsreporting mit Qlik Sense

“Mit Qlik Sense sind wir in der Lage, den Anwendern schnell sehr gut verdichtete Daten analog ihrer individuellen Informationsanforderungen zur Verfügung zu stellen.”  

– M.W., Leiter Informationstechnologie 

Unternehmensmaxime Präzision

Seit rund 80 Jahren werden die Arbeiten des Getriebeherstellers durch Präzision und Innovation geprägt. Heute unterhält der Hersteller von Planeten- und Sondergetrieben sowie Verzahnungsteilen Niederlassungen und Produktionsstätten in mehreren europäischen Ländern, in den USA und in China.  

Um auch in der Datenanalyse präzise und effizient agieren zu können, plante das Familienunternehmen die Einführung einer Business Intelligence Lösung am Stammsitz in Baden-Württemberg zur Abbildung eines Kennzahlensystems sowie des monatlichen Reportings. Bisher erfolgten die erforderlichen Auswertungen direkt über das ERP-System abas respektive über Excel.

„Dieses Vorgehen war schlichtweg zu aufwändig und bot unzureichende Analyseoptionen“ fasst M.W., Leiter Informationstechnologie, zusammen. “Wir wollten ein System haben, was einmalig aufgesetzt wird und dann automatisch per Knopfdruck die erforderlichen Daten liefert. Und das flexibel und tagesaktuell. Kurz gesagt: Wir wollten schneller und effizienter an Informationen kommen.“  

Kernziel Automatisierte Datenanalyse

Neben dem ERP-System sollten darüber hinaus ein Lohn- und Zeiterfassungssystem angebunden werden. Eine weitere Anforderung bestand in der möglichst einfachen Bedienbarkeit, so dass die Lösung unmittelbar in den Fachabteilungen eingesetzt werden kann, ohne, dass dauerhafter IT-Support erforderlich ist.

Zum Einsatz kommen sollte die neue Lösung unter anderem für Umsatz- und Absatzanalysen nach unterschiedlichen Kriterien wie Region, Kunde, Produkt etc 

Die Personalabteilung wollte Auswertungen zum Beispiel zu Urlaubszeiten abrufen können.  

Die Produktionsmeister sollten auf Knopfdruck sofort einen Überblick über die Menge und Art der Ausschussteile erhalten. 

Für den Bereich Service und Support sollte eine Applikation für den Abruf von offenen Servicefällen bereitgestellt werden. Außerdem wollte das Unternehmen die Ergebnisse der Geräuscheprüfung auswerten, der jedes Bauteil vor Auslieferung unterzogen wird.  

Das Controlling sollte die Möglichkeit haben, ein komplettes Kennzahlensystem sowie ein Monatsreporting abzubilden, das die erforderlichen Daten automatisch und standardisiert aktualisiert. Die Geschäftsleitung wünschte sich ein Unternehmenscockpit, über das sie sich unkompliziert über die Unternehmenssituation informieren kann. 

Entscheidungskriterium Ease-of-use

Nach einer umfangrechen Evaluierung der am Markt verfügbaren Lösungen wurden zwei Plattformen im Rahmen von Workshops genau geprüft – überzeugt hat die Business-Discovery-Lösung Qlik Sense.

„Ich habe bereits in der Vergangenheit sehr gute Erfahrungen mit diesem Analyse- und Reporting-Instrument gemacht“ so M.W. „und diese hat sich erneut bestätigt.“ Ausschlaggebend war insbesondere die speicherbasierte, assoziative Architektur, die eine unkomplizierte Auswertung auch großer Datenmengen aus unterschiedlichen Quellen ermöglicht.  

Des Weiteren beeindruckte Qlik Sense durch die vergleichsweise einfache Handhabung auch für weniger IT-Affine Nutzer. Ein wichtiger Aspekt für den Leiter Informationstechnologie.

 

„Mittelfristig wollen wir die Fachabteilungen soweit instruiert haben, dass sie auch ohne den Support der IT-Abteilung oder unseres externen Qlik Sense-Partners eigenständig Applikationen aufsetzen und an-passen können.“ 

Mit den Erweiterungen NPrinting und Alerting konnte der bestehende Use-Case weiter ausgebaut werden. NPrinting erlaubt es dem Getriebehersteller präzise Berichte Pixel perfekt zu erstellen. Zusätzlich werden die Mitarbeiter durch Alerting informiert, sobald eine wichtige Kennzahl sich verändert oder einen Schwellenwert erreicht. Im Detail wird ein automatischer Bericht versendet, sobald ein neuer Servicefall eintritt. Dieser beinhaltet alle relevanten Informationen und wird vollautomatisch an die richtige Stelle gesendet.

Aktuell wird das Unternehmen noch von der iodata GmbH unterstützt, die auch die Implementierung von Qlik Sense übernommen hat. Der Spezialist für Data Warehouse- und Business Intelligence benötigte nur sieben Personentage, um das System einzuführen und live zu setzen.

iodata hat für eine reibungslose und schnelle Umsetzung des BI-Projekts gesorgt“ bestätigt M.W. “Uns stand und steht jederzeit ein kompetenter Consultant zur Verfügung, so dass wir uns nicht nur in Sachen Produkt, sondern auch bezüglich des Partners wirklich gut aufgehoben fühlen.“  

Insgesamt 30 Mitarbeiter aus den Bereichen Controlling, Geschäftsführung, Personalwesen, Produktion, Service und Support sowie Vertrieb setzen aktuell Qlik Sense für ihre tägliche Arbeit ein.  

Positiv nicht nur für die IT, sondern auch das Controlling ist die deutliche Senkung des Arbeitsaufwands für die Datenaufbereitung und Reporting-Erstellung, so dass diese sich stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. „Die Geschäftsführung nutzt Qlik Sense sehr intensiv“ bestätigt M.W. „Ohne, dass das Controlling agieren muss, können tagesaktuelle Informationen auf einen Klick einfach abgerufen werden.“ Auch in den Fachabteilungen stößt die Business-Discovery-Lösung auf positive Resonanz. Die unkomplizierte Bedienbarkeit führt zu einer hohen Benutzungsbereitschaft.  

Kennzahlengestützte Unternehmensführung

„Mit Qlik Sense sind wir heute in der Lage, Kennzahlen schnell und tagesgenau transparent zu machen.“ so M.W. abschließend.

Ein wichtiger Schritt für die künftige Strategie der Kennzahlen-gestützten Unternehmensführung. Dementsprechend ist der Ausbau des Einsatzes von Qlik Sense sowohl hinsichtlich der Applikationen als auch bezüglich der Anbindung weiterer Standorte geplant. 

Return on investment

75% weniger zeitlicher Aufwand für die Reportingerstellung

Time to value

7 Mann-tage für die Implementierung und Bereitstellung erster Applikationen durch den QlikTech Partner  

Lösung im Überblick

Hersteller von Planetengetrieben, Sondergetrieben und kundenspezifischen Verzahnungsteilen. 

Branche: Maschinenbau  

Abteilungen: Controlling, Geschäftsführung, Personalwesen, Produktion, Service & Support, Vertrieb  

Regionen: Deutschland  

  • Vereinheitlichung der Datenbasis

  • Flexibilisierung der Auswertungsoptionen

  • Reduktion des Zeitaufwands für Analysen und Reports  

Bereitstellung von Qlik Sense für 30 Mitarbeiter. Abbildung von diversen Kennzahlen und einem Monatsreporting.

  • Automatisierte Analyse von Daten ohne Voraggregierun
  • Möglichkeit von Ad-hoc Analysen  
  • Unkomplizierte Auswertbarkeit nach individuellen Fragestellungen
  • Eigenständige Nutzung und Modifikation der Auswertungen in den Fachabteilungen  

Systemumgebung

ERP-System abas 

Excel